Codul european al articolelor (EAN)

Începând cu anii 70, s-au intensificat şi în ţările europene preocupările de uniformizare a sistemelor de clasificare şi codificare a mărfurilor, utilizate de întreprinderi. În Franţa, de exemplu, a fost dezvoltat sistemul Gencod, pentru identificarea produselor şi întreprinderilor, iar în Germania a perfecţionat sistemul naţional BAN-L de clasifcare şi codificare a produselor.

În anul 1974 reprezentanţi ai producătorilor şi distribuitorilor din 12 ţări europene au decis înfiinţarea unei comisii, care să analizeze posibilitatea introducerii unui sistem unitar de clasificare şi codificare a produselor la nivel european. Au fost examinate sistemele existente la acea dată (UPC şi BAN-L), elaborând un sistem de clasificare şi codificare, denumit Codul european al articolelor (European Article Numbering – EAN). Acest sistem a fost astfel conceput încât să fie compatibil cu UPC şi să includă şi sistemele folosite în Franşa şi Germania.

Sistemul EAN se bazează pe un cod cu 13 caractere numerice, cu următoarea semnificaţie: primele două reprezintă ţara de origine (de ex.; Belgia=4, Franţa=0-37, Germania=40-42, Japonia=49, Anglia=50, Ţările de Jos=87 etc.), cinci cifre identifică producătorul, cinci cifre produsul şi ultima este cifra de control.

Pentru coordonarea aplicării sistemului EAN, în anul 1977 a fost înfiinţată „Asociaţia europeană a codificării articolelor”, cuprinzând iniţial reprezentanţi ai producătorilor şi comercianţilor din: Austria, Belgia, Danemarca, Elveţia, Finlanda, Franţa, Germania, Italia, Marea Britanie, Norvegia, Olanda şi Suedia. Această asociaţie, denumită începând cu anul 1981 „International Article Numbering Association EAN” urmăreşte respectarea unor principii de bază, în vederea asigurării compatibilităţii sistemelor naţionale de codificare a produselor.

Utilizând un cod nesemnificativ, uşor de manipulat, sistemul EAN este deosebit de flexibile, cu capacitate mare de cuprindere (circa 10 miliarde de produse). Ţinând seama de acest avantaj, a fost preluat, într-o perioadă relativ scurtă, de un număr mare de ţări, nu numai din europa, dar şi de pe alte continente (Canada, Japonia, Australia, Noua Zeelandă etc.) perfecţionându-se continuu, în condiţiile modernizărilor rapide ale echipamentelor informatice (hardware) şi mai ales a progreselor realizate în domeniul software-ului.

Pentru rezolvarea eficientă a cerinţelor informatice proprii ale întreprinderilor comerciale, prin folosirea codului adaptat lecturii scanning, a fost implementat procedeul simbolizării interne, fără modificarea sistemului EAN.

În acest scop, printr-o convenţie internaţională, o parte din cifrele rezervate pentru codificarea ţărilor şi anume în intervalul 20-29, au fost atribuite unei anumite ţări sau regiuni geografice, pentru necesităţile interne ale întreprinderilor comerciale. Aceste cifre se utilizează pentru codificarea produselor proprii sau a celor necodificate de către producători. Lungimea totală a codului este, în acest caz de 8 cifre, existând, însă, posibilitatea adoptării unui cod semnificativ, corespunzător unei clasificări sistematice a mărfurilor respective.

Utilizarea sistemului EAN asigură o serie de avantaje, atât pentru producători, cât şi pentru comercianţi şi consumatori, prin facilitarea urmăririi şi gestionării rapide a produselor, pe întregul lanţ de distribuţie.

Prin intermediul acestui sistem, producătorii se pot informa operativ în legătură cu modificările care apar în desfacerea produselor, ceea ce la asigură posibilitatea adaptării rapide la cerinţele pieţei (prin lărgirea sau restrângerea gamei sortimentale, retragerea produselor fără succes comercial etc.)

Pentru comercianţi, sistemul EAN asigură gestionarea mai eficientă a stocurilor, existând posibilitatea cunoaşterii, în orice moment, a situaţiei stocului pentru fiecare produs, care poate fi, astfel, reînnoit operativ.

În condiţiile utilizării caselor de marcat electronice, prevăzute cu dispozitiv de citire optică a codului cu bare EAN, se elimină dezavantajele sistemului clasic de marcare, asigurându-se înregistrarea operativă, fără erori, a datelor referitoare la produsele vândute.

Se poate realiza comanda automată a produselor, printr-un calculator interconectat cu cel al furnizorului. Pot fi de asemenea, mai bine urmărite rezultatele acţiunilor promoţionale.

Pentru client, utilizarea sistemului EAN reduce foarte mult timpul de aşteptare la casele de marcat. Prin citirea automată a codurilor el obţine un bon, pe care sunt trecute în mod clar denumirea exactă şi preţul pentru fiecare produs achiziţionat, fiind exclusă posibilitatea apariţiei unor erori (dacă s-a asigurat tipărirea corectă a codului).

În prezent, sistemul EAN este aplicat într-o serie de alte domenii, printre care cel administrativ, bancar etc. în varianta EAN-13 este utilizat, de asemenea, pentru codificarea publicaţiilor, fiind acceptat ca alternativă la sistemele internaţionale recunoscute şi anume ISBN pentru cărţi şi ISSN pentru periodice.